Peran Penjelasan Tertulis dalam Berbisnis
Sumber Gambar: davidairey.com
Oleh Dr. Beni Bevly
Penerbangan antara San Francisco dan San Diego di Tanah Seberang beberapa hari lalu mengingatkan saya akan betapa pentingnya penjelasan tertulis – termasuk gambar di permukaan kertas dan media lainnya – dalam berbisnis dan bagaimana merumuskannya secara tepat. Di dalam pesawat Southwest yang terkenal berani menawarkan harga tiket rendah dan efesiensinya, saya membuka petujuk lembaran evakuasi jika terjadi kecelakaan. Hanya dengan kalimat yang sederhana dan bantuan gambar-gambar, penjelasan itu bisa saya pahami dengan mudah. Pada perinsipnya, manajemen Southwest ingin menyampaikan pesan bagaimana untuk menyelamatkan diri jika terjadi pendaratan medadak baik di darat maupun di perairan.
Di lain waktu, pada suatu pagi, saya membeli peralatan barbeque di Target, salah satu supermarket terkemuka di Tanah Seberang. Sesampainya di rumah, saya segera membongkar kardus dan mulai merakit. Saya memerlukan peralatan ini pada jam 12 siang karena saya ingin ketika teman-teman saya datang pada jam satu siang, mereka sudah bisa menikmati makanan bakar-bakaran dari hasil tangan saya sendiri.
Tetapi apa yang terjadi? Penjelasan tertulis produk ini sulit dimengerti. Ia tidak memulai dengan menjelaskan bagian atau peralatan apa saja yang ada di dalam kardus itu. Pada mulanya saya pikir, mungkin saya tidak terbiasa dengan penjelasan model seperti itu, lalu saya panggil tetangga saya, seorang bule yang sangat handyman. Ia bilang, “Beni, I think we need to do it without looking at the direction. I do not understand either.”
Dari kedua kasus ini, jelas saya puas dan tidak banyak bertanya-tanya tentang cara evakuasi di pesawat Southwest, tetapi kehidupan saya menjadi lebih susah karena produk alat barbeque yang penjelasannya sulit mengerti. Waktu saya menjadi banyak terbuang. Penjelasan yang tidak memadai ini membuat saya mencari bantuan dan menggangu tetangga sebelah rumah. Yang lebih parahnya lagi, saya tidak akan membeli produk dari produsen tersebut lagi dan tetangga saya juga akan menceritakan pada orang lain bahwa ia telah membantu saya untuk merakit produk ini karena penjelasan tertulisnya sulit dipahami. Akhirnya kami akan menyarankan orang lain untuk tidak membeli produk ini. Bayangkan jika berita seperti ini ketelingan banyak orang, lalu apa yang terjadi dengan produk perlatan barbeque ini?
Sebaliknya, dengan pengalaman di Southwest, saya merasa aman dan tahu langkah-langkah apa yang akan dilakukan jika terjadi pendaratan mendadak. Penjelasan tertulis mereka yang baik itulah membuat saya menulis artikel ini dan ikut membawa nama baik mereka. Karena itu, saya tidak mempunyai alasan untuk menceritakan hal negatif yang berkaitan dengan pengalaman penerbangan saya dengan Southwest.
Penjelasan tertulis yang menyertai suatu produk yang dibeli oleh konsumen biasanya berupa (1) penjelasan jenis produk, (2) peringatan untuk menghindari kerusakkan pada produk, (3) petunjuk perawatan, (3) penjelasan warrantee atau garansi, (4) peringatan untuk mencegah terjadinya cidera pada pemakai, (5) petunjuk perakitan, (6) petunjuk pemakaian, (7) petunjuk cara pembuangan atau recycle. Tentu saja semua jenis petunjuk ini perlu disesuaikan dengan jenis produk yang dijual. Pada umumnya petunjuk tertulis ini bisa disederhanakan dengan dua tipe petunjuk yaitu: (1) petunjuk yang bersifat deskripsi atau konseptual dan (2) petunjuk yang bersifat menerangkan tindakan atau work instruction.
Jika petunjuk tertulis ini tidak disediakan dengan mamadai, selain akibat disebut di atas, hal ini juga bisa menyebabkan dari mulai hal yang terkecil seperti complain dari pembeli sampai terjadinya tuntutan hukum atau liability issue karena kerugian yang diderita oleh pembeli seperti kecelakaan. Akibat dari semua ini tentu saja akan berpengaruh terhadap menurunnya kepercayaan konsumen, penjualan dan revenue.
Mengingat begitu besarnya efek penjelasan tertulis dari suatu produk terhadap perkembangan bisnis suatu perusahaan, maka sangatlah penting untuk melihat hal-hal apa sajakah yang dibutuhkan dalam merumuskan suatu penjelasan tertulis tentang produk tertentu. Berikut mari kita bahas satu persatu faktor-faktor tersebut.
Pertama, metode yang paling umum dan terbaik adalah memulai dengan penjelasan 5W + 1H, yaitu who, what, where, when, why dan how secara jelas dan singkat.
Kedua, selalu memilih kata dan cara penjelasan yang bisa dimengerti oleh kalangan awam. Kalau perlu, penulis penjelasan tertulis ini perlu selalu berasumsi bahwa ia sedang berbicara dengan seorang murid kelas enam SD.
Ketiga, selain menggunakan tulisan, jika diperkirakan membantu, jangan ragu untuk mempergunakan flowchart, diagram, gambar, dan ilustrasi lain yang membuat penjelasan tertulis ini menjadi mudah dimengeti, sederhana dan tepat sasaran.
Keempat, petunjuk tertulis ini bisa terbaca dengan mudah dalam kondisi normal. Hindarkan tulisan dengan huruf yang kecil seperti petunjuk pemakian obat pada botol atau tubenya.
Kelima, selalu memulai dari basic. Banyak perusahaan besar memiliki team yang disebut Subject Matter Expert (SME). SME yang mengetahui luar-dalam informasi mengenai produknya, bisa jadi mereka menuliskan penjelasan langsung ke topik yang dianggap perlu dijelaskan saja dengan melupakan pengetahuan basic tentang produk itu.
Keenam, jika penjelasan tertulis bersifat work instruction, maka penulisannya harus selalu dimulai dengan kata kerja dan dengan menggunakan nomor urut pada setiap instruksi/step kerja. Hindarkan penerangan yang terlalu panjang dengan memisahkannya menjadi beberapa bagian. Jangan mencampur-adukan informasi konseptual dengan instruksi kerja. Tulislah informasi konseptual di bagian background informasi.
Ketujuh, jika penjelasan tertulis itu bersifat instruksi perakitan suatu produk, maka semua komponen produk yang ada perlu dijelaskan dengan gambar dan berapa jumlahnya.
Kedelapan, sedapat mungkin hindari penulisan penjelasan yang melebihi sepuluh butir atau langkah.
Jika penjelasan tertulis suatu produk dilakukan dengan metode di atas, maka komplain purna jual akan berkurang dan bisa membantu meningkatkan revenue bisnis anda.
_______
Dr. Beni Bevly adalah penulis buku Managing For Profit Organizations in the Flatter World. Ia bisa dijumpai di www.overseasthinktankforindonesia.com. Artikel ini pernah diterbitkan oleh majalah Duit! dengan editan dalam bentuk cetak.
Hello there, You have done a great job. I¡¦ll definitely digg it and for my part recommend to my friends. I’m sure they will be benefited from this web site.
Advantage Bridal
22 Apr 11 at 7:54 pm
Hi there, You have performed an excellent job. I will certainly digg it and personally suggest to my friends. I am sure they will be benefited from this website.
Minecraft Hacks
23 Apr 11 at 5:59 pm
Helpful post, bookmarked the blog in interest to read more information!
Intuit Hosting coupon
31 May 11 at 4:58 pm
A home away from home. (Any temporary place where one feels comfortable).
Finasterid online kaufen
2 Jul 11 at 6:13 am
Congrat!! thank you for post.
ขาย-ihone
15 Jul 11 at 10:59 pm
Hello I am accordingly cheery i found your position I found it searching an alternative place via mistake I think is a great web page , wish maintain doing so good charge
telephone for business
18 Jul 11 at 3:08 pm
You know, i’ve been visiting this blog website for some time and have a dilemma, maybe you can certainly help… it’s how do you add the feed to my personal rss feed reader as i hope to follow you. Cheers. Respect
plastic surgery
27 Jul 11 at 9:26 pm
I do not usually reply to posts however i will in this case. My God, i thought you used to be gonna chip together with some decisive insght at the conclusion there, not get forced out with ‘we allow to soak one to decide’. Sun Land Air Conditioning
Sun Land Air Conditioning
14 Aug 11 at 7:51 pm
This is a really good post, thanks! It’s initially I visit your website, just found it in Bing. I’ve been going around and there’s a great deal of high quality work. But I tried to include it with my RSS Reader and can’t. Perhaps it’s a only something taking with me… I’ll contact you if it stays like that!
Orange Plumbing
15 Aug 11 at 11:47 pm
I’m extremely pleased to seek out this site. I wanted saying thanks to you due to this great read!! I definitely enjoying every little bit of it we perhaps you have bookmarked to see new things post Plumbing Solana Beach
Plumbing Solana Beach
15 Aug 11 at 11:50 pm
I lately came across your blog and have been learning along. I thought I would leave my first remark. I don’t know what to mention with the exception that I have enjoyed reading.
soccer
19 Aug 11 at 7:41 am
Hey There. I found your blog using msn. This is a really well written article. I’ll be sure to bookmark it and return to read more of your useful information. Thanks for the post. I will certainly comeback.
Theater Binoculars
19 Aug 11 at 4:13 pm
Hi, just wanted to say, I liked this article. It was funny. Keep on posting!||
Eunice Sayler
22 Aug 11 at 9:42 pm
excellent site, makes me think about another blog I came over not a long time ago. If you’re into watching Breaking Bad series online for free it is a must: http://breakingbadstream.com
Roseline
24 Aug 11 at 3:14 am
Good post! GA can be my biggest earning. However, it’s actually not a substantially.
Kansas City Plumbing
3 Sep 11 at 4:27 am
Your blog was absolutely fantastic! Lot of great information that is whenever you are some or even the other way. Keep updating your blog, impatient for much more contents…Great job, continue the good work..
Plumbing Corona Ca
3 Sep 11 at 6:44 pm
Having been just searching for useful blog posts created for the project research when I happened to stumble on yours. Thank you this useful material!
Plumbing Rialto
3 Sep 11 at 8:29 pm
Interesting post, and your blog is really nice.
Multihoster
9 Sep 11 at 12:30 pm
|I don’t generally interrupt awesome chats such as this with questions, but I really need the help of anyone who is in a position to lend me a hand. I’m considering employing |I don’t generally interrupt impressive convos like this with questions, but I in dire need of help from whoever willing to lend me a hand. I’m thinking about doing business withComcast 1387 S Penn Square Philadelphia PA, 19107 (267) 702-1894 and I was wondering if somebody here has employed them in past times. I am in search of both the bad and good elements of their business. Please make contact with me as quickly as possible for this is significant. I appreciate it. and I was wondering if somebody here has employed them recently. I am seeking both the bad and good areas of their business. Please get back to me in a timely manner for this is critical. I appreciate it.
Eve Corrington
4 Oct 11 at 2:03 pm
How’s it goin’, everyone! I don’t mean to hijack this convo, but has anyone done business with Comcast Service Center 2 n la salle st suite 1201, Chicago IL, 60602 (312) 985-5626? I’m thinking about employing them for their debt consolidation assistance, but unfortunately have undergone some gigantic disappointments with debt consolidation companies previously. Thanks!
Abbey Clowdus
5 Oct 11 at 11:05 am
Hey, all! I have no intentions of hijacking this chat, but has anyone conducted business with Comcast 817 N Main St Jacksonville FL 32202 (904) 562-2093? I’m thinking about using them for their debt consolidation services, but unfortunately have had some huge headaches with debt consolidation companies in past times. Thanks!
Vada Valdiviezo
5 Oct 11 at 12:08 pm
Hey, all! I have no intentions of hijacking this discussion, but has anyone conducted business with Comcast Service Center 240 Sip, Avenue Jersey City NJ, 07306 (201) 254-7867? I’m looking into using them for their debt consolidation services, but unfortunately have undergone some serious frustrations with debt consolidation enterprises in earlier times. Thanks!
Virgil Dainack
5 Oct 11 at 4:53 pm
Despite the fact that I really benefit from the discussions developing here… I do have a very quick question that I really need to have responded to prior to the day’s end. I am near to go with Comcast 3103 E Grant Ave Fresno CA 93702 – (559) 354-9118, but am somewhat doubtful. I’ve had some debt consolidation businesses before not handle me well, so I prefer to stay clear of that by getting a few other consumers thoughts on them.
Carroll Muskopf
6 Oct 11 at 5:23 pm
|I don’t generally interrupt brilliant convos such as this with my own personal issues, but I really need the help of anyone who is willing to lend me a hand. I’m conducting some research employing Comcast 3103 E Grant Ave Fresno CA, 93702 (559) 354-9118 and I wanted to ask if somebody here has used them in the past. I am searching for both the bad and good aspects of their business. Please get back to me as quickly as possible for this is extremely important.Thanks a lot.
Maynard Heming
11 Oct 11 at 12:26 pm
I just now signed up for your newsletter and definately will definitely go back for much more. Twenty-four hours a day perform the same for my blog when you are getting the possibility!
Piedmont Ca Movers
2 Nov 11 at 6:23 pm
Great Article. My goal is to bookmark and read more regularly. Everyone loves the Blog template
Walnut Creek Movers
2 Nov 11 at 6:55 pm
v
San Leandro Movers
2 Nov 11 at 6:57 pm
Morning, I’m trying to find some materials to my homework and I got here from the blog of my buddy. I’m suprissed, because I really like it! And i am thinking perhaps the area of the information may i use as mine? Would it be posibble? Please, respond. Thanks a lot.
african mango scam
17 Dec 11 at 2:06 pm