Memenangkan Kontrak
Sumber gambar: national-caaba.org
oleh Dr. Beni Bevly
Pengusaha kecil dan menengah (supplier) seringkali menghadapi kesulitan untuk memenangkan kontrak atau tender dari perusahaan raksa swasta dan sektor umum dari pemerintah. Bagaimana cara mengatasinya?
Dalam seminar dua hari NCAABA (National Council of Asian American Business) Supplier Academy di San Francisco State University, San Francisco yang saya hadiri beberapa waktu lalu juga membicara hal serupa dalam konteks Tanah Seberang. Seminar yang lebih cenderung mengarah pada workshop ini dihadiri oleh para pebisnis kecil dan minoritas.
Pembicara dalam seminar ini adalah para ahli dalam bidang yang sangat spesifik. Di sektor umum, di antaranya, dihadirkan dari kota San Francisco seperti Jim O”Neal yang khusus menangani Small Business Administration, di tingkat State di antarnya hadir Mona Pasquil, Acting Lt. Governor, State of California, dan tingkat Federal adalah Ana Ma, Chief of Staff, United States Small Business Administration.
Dari pebisbis raksasa swasta yang ikut berbicara seperti Wells Fargo (Sonya Dukes, Senior VP, Wells Fargo Corporate Supplier Diversity), Apple (Maurice Webb, Supplier Diversity Manager, Apple Corporate Procurement), dan Lockheed Martin Space Systems (Michael Chang, Supplier Diversity Programs Deputy).
Panitia dari NCAABA juga tidak lupa menghadirkan pebisnis kecil/minoritas yang telah suskses seperti Akraya Inc., Nuance Marketing, dan J.D. Hatchell Enterprises, Inc.
Yang tidak kalah pentinggnya, mereka juga mendatangkan pembicara dari non-profit organization seperti The Greenlining Institute, Black Economic Council, California Hispanic Chambers of commerce, NCABA; dan Sonoma State University.
Berikut, marilah kita pelajari intisari bagaimana mereka mentransfer pengetahuan agar para pebisnis ini bisa memenangkan kontrak.
Pertama, advocacy dan lobby. Advokasi dan lobi pada umumnya dilakukan oleh badan non-profit organization dan afiliasi kepada perusahaan besar swasta dan pemerintah. Mereka mendesak agar pebisnis kecil dan menengah diberi kesempatan untuk mendapatkan kontrak bisnis. Badan ini juga menuntut agar pemerintah lebih memperhatikan pebisnis kecil.
Adalah penting untuk pebisnis kecil dan menengah menjadi anggota organisasi seperti ini demi memperkuat advokasi dan lobi mereka. Selain itu, mereka juga perlu mengajak atau reach out pebisnis lain yang belum bergabung ke dalam organisasi ini.
Organisasi ini, seperti The Greenlining Institute, dan Black Economic Council mempunyai keyakinan bahwa pebisnis kecil dan menengah entitle atau berhak mendapatkan kontrak atau tender karena dari pemilik dan pekerja pebisnis seperti inilah perusahaan swasta besar dan sektor umum pemerintah paling banyak mengenyam keuntungan.
Kedua, membangun network. Selain untuk memperkuat advokasi dan lobi, dengan membangun network, para pebisnis kecil dan menengah akan mendapatkan banyak informasi dan bisa menjadi partner. Partnership antara pengusaha kecil dan menengah dibutuhkan untuk meng-handle kontrak yang terlalu besar untuk ditangani sendiri.
Pembangunan network yang efektif adalah dengan cara menjadi anggota organisasi yang berkaitan dengan jenis bisnisnya atau berpotensial untuk memajukan bisnisnya.
Selain network formal, pebinis kecil dan menengah juga bisa mendayagunakan network informal seperti networking melalui saudara, teman dan kenalan tidak langsung/acquaintances.
Networking, baik formal maupun informal, kini banyak dilakukan melalui media elektronik. Salah satu media yang sedang trend dan banyak dipakai adalah Facebook, selain itu, Tweeter, email dan blog adalah media yang juga sangat membantu.
Ketiga, menyesuaikan produk dan jasa dengan kebutuhan. Seperti pelanggan perorangan, perusahaan besar swasta dan pemerintah juga membandingkan produk dan jasa dengan competitor suppplier dalam hal kualitas, harga, pengalaman, waktu dan kapasitas delivery, dan fleksibilitas. Dalam hal kualitas, mereka akan mengharapkan supaya produk dan jasa yang akan dipakai bisa menjalankan fungsinya sesuai dengan tujuan produk dan jasa tersebut dirancang.
Dengan kondisi perekonomian yang lesu, harga menjadi faktor lain yang sangat penting dalam menentukan kemenangan suatu kontrak. Tentu saja perusahaan swasta besar dan pemerintah akan lebih tertarik untuk ber-deal dengan supplier yang menawarkan harga yang lebih competitive dengan kualitas produk dan jasa yang sama dibandingkan dengan kompetitor lain.
Walaupun seorang pebisnis bisa menyediakan produk dan jasa dengan kualiatas yang baik dan harga yang terjangkau, tetapi faktor pengalaman, waktu dan kapasitas delivery juga menjadi penentu untuk memenangkan kontrak. Jika faktor ini belum dikuasai sepenuhnya oleh pebisnis kecil dan menengah, maka mereka perlu berkolaborasi atau berpartner dengan pebisnis yang sudah kuat di bidangnya.
Hal lain yang dibutuhkan agar produk dan jasa sesuai dengan kebutuhan perusahaan swasta besar dan pemerintah adalah fleksibilitas. Hanya dengan fleksibilitas yang tinggi, tanpa mengorbankan bottom line keuntungan perusahaan secara berarti, seorang pebisnis akan lebih mudah memenangkan dan mempertahankan kontrak berikutnya.
Keempat, mempersiapkan dan menguasai bahan capabilities presentation dan elevator pitch. Capabilities presentation adalah suatu presentasi singkat mengenai keunggulan suatu perusahaan, sedangkan elevator pitch adalah penyampaian secara oral dengan singkat, bisanya tidak lebih dari satu menit mengenai apa yang ditawarkan, dan bagaimana produk dan jasa yang ditawarakan bisa lebih baik dari pesaing.
Kedua hal ini perlu dikuasai luar dan dalam sehingga bisa meyakinkan pihak lain untuk memakai produk dan jasanya, dan memenangkan kontrak.
____
Dr. Beni Bevly adalah penulis buku Managing For Profit Organizations in the Flatter World. Ia bisa dijumpai di www.overseasthinktankforindonesia.com. Artikel ini sebelumnya diterbitkan oleh majalah Duit! dalam bentuk cetak.
